Yhteistyökumppanuus virtuaalitapahtumassa – mitä pitää ostajana huomioida?

Uskallan väittää, että lähes jokainen työikäinen on viimeisen vuoden aikana osallistunut jonkinlaiseen virtuaalitapahtumaan. Koska virtuaalitapahtumat ovat konseptina uutta, erilaisia toteutuksia näkyy yhtä paljon kuin järjestäjiäkin. Parhaimmillaan virtuaalitapahtumat ovat aidosti vuorovaikutteisia, visuaalisesti näyttäviä, TV-lähetysmäisiä kokonaisuuksia, kun taas pahimmillaan Teamsin kautta järjestettyjä Power Point -esityksiä puhuvan pään säestämänä. Markkinoilla ei ole vielä tiettyä standardia virtuaalikonseptille, joten on selvää, että tapahtumayhteistyökumppanuuden ostajalla voi olla vaikeuksia löytää sopiva tuote ja tehdä ostopäätös.

Helpottaaksemme ostajan työtä, kokosimme muistilistan, mitä kannattaa huomioida virtuaalitapahtumaan yhteistyökumppanuutta harkitessa. Ostajan on hyvä muistaa, että virtuaalitapahtumassa on kyse eri tuotteesta kuin livetapahtumassa, joten ostopäätöstä tehdessä tulisi kiinnittää hieman eri asioihin huomiota.

1. Virtuaalitapahtuma-alusta. Tapahtuma-alustat ovat kehittyneet harppauksin kuluneen vuoden aikana. Edistyksellisimmät alustat mahdollistat aidon vuorovaikutuksen ja verkostoitumisen osallistujien kesken. Laadukkaalla tapahtuma-alustalla pääset tarkastelemaan kaikkien tapahtuma osallistujien titteleitä ja kiinnostuksen kohteita sekä sopimaan tapaamisia yhdellä napin painalluksella – tätä mahdollisuutta ei live tapahtumassa ole!
2. Tekninen osaaminen. TV-lähetysmäiseen live stream tuotantoon tarvitsee hyvin erilaista teknistä osaamista kuin live tapahtuman tekniseen tuotantoon. Monet tapahtumajärjestäjät käyttävätkin tuotantoon alaan erikoistuneita yhteistyökumppaneita laadun varmistukseksi. Ota siis selvää, miten tuotanto tullaan toteuttamaan ja varmista, että järjestäjä käyttää tuotantoon alan ammattilaisia.
3. Tapahtumaraportti. Virtuaalitapahtumat mahdollistavat datan keräämisen aivan uudella tasolla. Alustalta nähdään tarkalleen, ketkä ovat katsoneet puheenvuoroasi, käyneet virtuualiständilläsi tai reagoineet tapaamispyyntöihisi. Varmista siis, että yhteistyökumppanuuspakettiisi sisältyy laaja raportti tapahtuman onnistumisesta.
4. Osallistujalista. Oli kyseessä virtuaali- tai livetapahtuma, on tapahtuman ydin verkostoituminen, uusien yhteyksien luominen ja oikeiden ihmisten yhdistäminen. Mikäli teille oikeat ihmiset eivät ole paikalla, jää tapahtuman anti laihaksi, vaikka tapahtuma olisi muutoin ammattimaisesti hoidettu. Muista siis tarkistaa osallistujalistan laatu sekä osallistujamäärälupaus. Jos tapahtumaan on vielä paljon aikaa, voi edellisvuoden tapahtuman osallistujalistaa pyytää nähtäväksi.
5. Ennalta sovitut tapaamiset järjestäjän puolelta. Säästät huomattavasti aikaa ja vaivaa, mikäli ostamaasi konseptiin kuuluu tapahtuman järjestäjän puolesta ennalta sovitut tapaamiset. Pääset valitsemaan osallistujien joukosta sinua kiinnostavat päättäjät, ja järjestäjä kontaktoi ja sopii tapaamiset puolestasi. Mitä isompi tapaamispaketti, sitä enemmän usein saat investoidulle rahalle vastinetta.
6. Valmista oma tiimisi. Tutustukaa edustajienne kanssa huolellisesti osallistujalistaan jo heti virtuaalitapahtuman ovien auetessa. Omien edustajienne aktiivisuudella voitte nostaa investoinnin ROI:ta merkittävästi – sitouta esimerkiksi edustajanne sopimaan ennaltasovittujen tapaamisten lisäksi 5-10 tapaamista alustalla.Sopikaa myös omat roolinne tapahtuman aikana – kuka sopii uusia tapaamisia, kuka hoitaa ennalta sovitut tapaamiset ja varmistakaa, että yhteytenne toimii moitteettomasti. On hyvä tehdä muutama testitapaaminen omien edustajienne kesken varmistaaksenne, että kaikki osaavat käyttää alustaa. Tarkistakaa myös, että tapaamiset ovat merkattuna edustajien kalentereihin ja olette ajoissa linjoilla!

Osallistujien asenne virtuaalitapahtumia kohtaan on muuttunut selkeästi positiivisemmaksi. Vielä keväällä 2020 osallistujat olivat selkeästi vastahakoisempia osallistumaan virtuaalitoteutuksiin, mutta syyskuussa teettämämme asiakastutkimuksen mukaan jopa 92% vastaajista uskoi, että virtuaalitapahtumat vakiinnuttavat paikkansa myös pandemian jälkeen.

Voit tutustua Profession virtuaalitapahtumiin täältä.