Robotiikalla rasvaa rattaisiin: RPA tehostaa arkea myös SAP-ympäristössä

Ohjelmistorobotiikka, Robotic Process Automation, auttaa nykyisin automatisoimaan prosessin kuin prosessin. Myös SAP-käyttäjän elämä muuttuu robotiikan avulla sujuvammaksi. Millaisia hyötyjä ja nopeita säästöjä RPA tarjoaa? 

Pitäisikö olemassa olevia prosesseja tehostaa, palvelun laatua nostaa ja kustannuksia vähentää? Ette ole kuitenkaan valmiita vielä muuttamaan olemassa olevia prosesseja tai aloittamaan uutta järjestelmäprojektia. Ei tarvitse – RPA:lla saat hyötyjä kevyemminkin.

Turhauttavatko rutiinitehtävät työntekijöitä, syövät aikaa tärkeämmiltä asioilta ja nakertavat lisäarvoa? Kun automatisoitte toistuvat prosessit, voitte keskittyä tuottavaan työhön.

Vaikuttaako inhimillinen kädenjälki liiaksi datan laatuun? Ihminen tekee aina virheitä, unohtaa täyttää jonkun kentän tai tekee kirjoistusvirheen toiseen. Mitä vähemmän ihmisen tarvitsee kopioida tietoa järjestelmästä toiseen, sen parempi. Automaatio auttaa tässäkin.

Mitä kannattaa automatisoida – mitä taas ei?

Ohjelmistorobotiikka tarkoittaa käytännössä sitä, että ohjelmistorobotti laitetaan tekemään rutiinitehtäviä. Ohjelmistorobotti voi:

• syöttää suuria määriä dataa järjestelmiin virheettömästi.
• käyttää järjestelmää kuin järjestelmää kuten ihminen käyttäisi.
• toteuttaa ennalta määrättyjä tehtäväkulkuja ja raportoida ihmiselle esimerkiksi sähköpostilla tarvitessaan ihmisen apua.

Vaikka prosessin kuin prosessin voi automatisoida, kaikkea ei kannata. On tärkeä pohtia, millaisia prosesseja ei aidosti tarvitsisi olla lainkaan. Tällaisia löytyy jokaisesta yrityksestä.

Toisaalta robotiikalla voit saavuttaa myös lyhytaikaisia säästöjä. Ohjelmistorobottia voidaan käyttää myös tilapäisesti pyörittämään jotain prosessia, joka uusitaan lähitulevaisuudessa.

Käytännön esimerkkejä RPA:n hyödyistä SAP-ympäristössä

Sofigaten kumppani RPA-teknologiassa on UiPath, maailman johtava yritys ohjelmistorobotiikan alalla. Automatisoinnin hyödyt esimerkiksi SAP-käyttäjille ovat lukemattomat. Jos jokin seuraavista tilanteista kuulostaa tutulta, kannattaa ehdottomasti perehtyä robotiikan mahdollisuuksin tarkemmin!

• Tehdäänkö teillä esimerkiksi SAP-järjestelmään osto-, tai myyntitilaus aina tietyllä logiikalla, jonkun toisen järjestelmän syötteen perusteella? Ohjelmistorobotti voi käynnistää SAP:n ja syöttää sinne tilaukset.
• Joudutaanko toisessa järjestelmässä avattu projekti avaamaan käsin SAP:ssa, ja se unohtuu usein? Ohjelmistorobotti voi käydä avaamassa projektin SAP-järjestelmään, kun se on avattu lähdejärjestelmään.
• Onko teillä liittymä, jonka virheenkäsittely on puutteellista järjestelmän ominaisuuksien takia? Liittymän valvonnan voi automatisoida RPA:lla. Ohjelmistorobotti voisi esimerkiksi yrittää vielä kerran uusia sanoman ja ilmoittaa pääkäyttäjälle, että liittymä on virheessä. Viestin liitteenä voi olla virheeseen mennyt sanoma.
• Perustetaanko SAP-järjestelmään tuotteita, asiakkaita, toimittajia tai ylläpidetään master dataa jossain toisessa järjestelmässä tapahtuvan asian takia? Ohjelmistorobotti voi tehdä tämän puolestanne.
• Helpottaisiko työtä, jos pystyisittekin integroimaan SAP:n toisen järjestelmän kanssa, jossa ei ole perinteisen integraation tarvitsemia rajapintoja?
• Onko vanhasta legacy-järjestelmästä tietojen tuonti SAP-järjestelmään hankalaa ja vaatii paljon manuaalista työtä? RPA:lla voidaan esimerkiksi käydä hakemassa tiedot vanhasta järjestelmästä ja syöttää ne Exceliin − tai jopa suoraan SAP-järjestelmään.
• Täsmäytetäänkö yrityksessänne laskujen tietoja järjestelmän tietoihin? RPA:lla voidaan lukea kuvia ja PDF-dokumentteja ja tehdä tämä puolestanne.
• Menevätkö laskut laskuntarkastuksessa virheeseen, koska laskutettuja tuotteita ei ole avattu oikealle myyntiorganisaatiolle? Ohjelmistorobotti pystyy tarkastamaan laskun ja avaamaan tuotteen oikealle myyntiorganisaatiolle ja hyväksyä laskun, jos se täsmää.

Tule kuulemaan aiheesta lisää! Sofigate on mukana Data Business Forum -tapahtumassa 10.12. Tutustu puheenvuoron aiheeseen täällä  ja ilmoittaudu mukaan tästä.