Digitalisoitu toiminnansuunnittelu ja -ohjaus

Järvenpään uusi sosiaali- ja terveyskeskus (JUST) suunnittelee ja ohjaa toimintaansa Delfoi Plannerin avulla nyt kolmatta vuotta. Ennen suunnittelu tapahtui lukuisten eri Excelien avulla. Suunnittelu kaiken kaikkiaan on selkeytynyt ja nopeutunut ja samoilla resursseilla saadaan enemmän aikaan.

”Kun aikaisemmin yksi ylilääkäreistämme käytti viikossa 2 päivää työn suunnitteluun, hän pystyy nyt tekemään samat asiat 2,5 tunnissa. Ajanvarauskirjat avautuvat nyt automaattisesti suunnitelman pohjalta ja yhteiskäyttöisissä huoneissa toimiminen on mahdollistunut, kun suunnitelma voidaan siirtää ovenpielinäyttöihin. Kaiken kaikkiaan voidaan puhua usean sadan tuhannen euron säästöistä vuositasolla”,  sanoo Hanna Downton.

Kokonaisuus haltuun ennen hienosäätöä

Kiinnostus terveydenhuollon digitalisoinnin ympärillä on kovaa. Erilaisia hyviä ideoita yksittäisten ongelmien ratkaisuun syntyy jatkuvasti. Tässä digitalisoinnin huumassa kannattaa kuitenkin pysähtyä miettimään, mitkä ratkaisut tehostavat suomalaista terveydenhuoltoa kokonaisuudessaan eniten suhteessa käytettyyn panostukseen. Suuri kuva on se, että nyt ja tulevaisuudessa terveydenhuollon resursseista on pulaa. Tämä tarkoittaa, että käytettävissä olevat voimavarat on hyödynnettävä mahdollisimman tehokkaasti tinkimättä työntekijöiden työssä viihtymisestä.

Nykytila, jossa jopa kokonaiset sairaanhoitopiirit, sairaalat tai pienemmät yksiköt suunnittelevat toimintaansa irrallisten tiedostojen ja paperitulosteiden avulla, sisältää erittäin paljon hukkaa. Esimerkiksi kullakin sairaalan poliklinikalla on omat Excelinsä, joissa kuvataan, kuka tekee, kenen kanssa, mitä, missä ja milloin. Tämä tieto siirretään manuaalisesti toiseen Exceliin ja lopulta tiedon pohjalta luodaan esimerkiksi ajanvarauspohjat – yleensä manuaalisesti. Ymmärrettävästi virheitä tapahtuu paljon. Olen toistuvasti kuullut tarinoita siitä, kuinka lääkäriä ei olekaan ollut akuutissa työtehtävässä tai kaikki päivän annetut ajat onkin peruttava, kun manuaalisessa tiedonsiirrossa on tapahtunut virhe. Tämän lisäksi ammattilaiset kulkevat käytävillä etsimässä tyhjää huonetta. Suunnittelun pirstaloituminen tuhlaa terveydenhuollon ammattilaisten aikaa mekaaniseen työhön, eikä suunnitellusta toiminnasta pystytä muodostamaan kokonaiskuvaa.

Muutos ei tapahdu itsestään

Miksi muutosta pois nykyisistä suunnittelutavoista ei ole vielä tehty? Ongelmana on usein työkalujen puute ja muutosvastarinta. Käytössä olevissa ohjelmissa ei ole kiinnitetty huomiota toiminnansuunnittelun sujuvuuteen ja läpinäkyvyyteen. Tällöin suunnittelijat ovat joutuneet turvautumaan Exceleihin ja papereihin. Nyt kun muutos kohti parempaa on mahdollista uusien toiminnansuunnittelu ja -ohjaus ohjelmistojen myötä, vastaan tulee muutosvastarinta. Vanhoja työkaluja on totuttu käyttämään ja ne voivat tuntua tutuilta ja turvallisilta itse suunnittelijalle, mutta eivät ole tehokkaita kokonaisuuden kannalta.

Olen viimeisen neljän vuoden ajan tutustunut terveydenhuollon organisaatioiden toimintaan. Erityisesti olen tutkinut sitä, miten terveydenhuollossa suunnitellaan ja ohjataan resurssien käyttöä. Satojen keskustelujen sekä lukuisten nykytilan kartoitusten, konsultointi- ja pilottiprojektien sekä laajojen ohjelmistotoimitusten jälkeen kokonaiskuva on selkeä. HYÖDYNTÄMÄTÖNTÄ POTENTIAALIA ON VALTAVASTI. Eri organisaatiot painivat pääosin samojen ongelmien parissa. Paremmat toiminnansuunnittelu ja -ohjaus työkalut mahdollistaisivat tehokkaan resurssien hyödyntämisen asiakkaiden tarpeiden mukaisesti ja samalla voitaisiin selkeyttää tilannekuvaa parantaen työssä viihtymistä. Esimerkkiä paremmasta voidaan ja kannattaa hakea teollisuudesta, jossa tuotannonsuunnittelua ja -ohjausta on lähdetty digitalisoimaan loistavin tuloksin. Samoja oppeja voidaan jo alkaa soveltamaan myös terveydenhuollossa.

Lue lisää JUSTin tapauksesta täältä.

Lisää aiheesta Digisote 2019 -tapahtumassa 19.-20.11.2019.