”Arvotaan Exceleistä vuorot ja toivotaan, ettei potilasturvallisuus vaarannu”

Työn tehosekoittamisesta toimivaan lääkärisuunnitteluun

Lääkäreiden työvuoroja suunnitellaan – tänäänkin – taulukko-ohjelmien, muinaisten järjestelmien ja lippulappusten avulla. Monimutkaisimmillaan jopa saman talon siiloissa käytetään eri systeemeitä ja sijaisille vielä omaansa. Tilanne vaatii jatkuvaa valppautta kaikilta osallisilta ja syö henkilöstön voimia.

Dokumentoimme tavallisimmat ongelmat ja niiden ratkaisut.

Miten siinä näin ylipäätään kävi?

Päällekkäisiä työvuorosuunnittelun järjestelmiä pesiytyy terveydenhoitoon tavallisimmin suurempien teknisten muutosten sivutuotteena. Niiden ensisijaisena tavoitteena ei välttämättä edes ole tuottaa toimivaa vuorosuunnittelualustaa, mikä näkyy käyttäjäkokemuksen kankeutena. Toisaalta kehittämiseen enää jätetä lanseerauksen jälkeen resursseja, joiden turvin ohjelmistoa parannettaisiin.

Mikäli järjestelmät koetaan hankaliksi käyttää, eikä niistä saada selkeää arvoa vanhoihin menetelmiin verrattuna, voi motivaatio niiden opiskelemiseen jäädä niukaksi. Tällöin tuntuu turvallisimmalta ottaa käyttöön vanhat, hyvät menetelmät: taulukkolaskentaohjelma, kynä ja paperi (joskus jopa teippi).

Selvää on, että moniammatillisessa, kiihkeärytmisessä työyhteisössä työvuorosuunnittelun pitäisi olla ns. hygieniatekijä. Suunnitteluohjelman pitäisi toimia läpinäkyvästi ja sujuvasti. Se ei saa kuormittaa, vaan sen tehtävä on saada kokonaisuus toimimaan sitomatta ylimääräistä resurssia itsensä hoivaamiseen.

Raportoidut haasteet laajempia kuin odotettiin

Visma Numeron -lääkärisuunnitteluohjelman suunnittelussa hyödynnettiin – ja hyödynnetään edelleen – loppukäyttäjien kokemuksia työvuorosuunnittelusta. Toisin sanoen lääkärit, hoitajat ja HR osallistettiin projektiin.

Kun suunnittelun ja työvuorojen reaaliaikaisen hallinnan (kuten päivystysvastuiden) nykykäytäntöjä käytiin läpi, osasimme jo odottaa kuulevamme haasteista. Niiden laajuus, vakavuus ja toistuvuus kuitenkin yllättivät kokeneetkin asiantuntijat.

Selvisi esimerkiksi, että yksittäinen lääkäri voi joutua koostamaan oman työvuorokalenterinsa lukuisista Excel-listoista, päivystystilanteissa ei aina ole varmuutta, kehen pitäisi olla yhteydessä, sijaisia käsitellään erillisissä järjestelmissä kuin muita tekijöitä, eikä työntekijöiden erikoisosaaminen ole aina tiedossa, jolloin sitä ei myöskään päästä johdonmukaisesti hyödyntämään.

Mitä suuremmasta yksiköstä on kyse, sitä enemmän kokonaisuuden pyörittäminen vie voimia.

Visma Numeron auttaa ottamaan tilanteen haltuun

Monilla muilla aloilla työvuorosuunnittelu tehdään jo modernisti: reaaliaikaisesti päivittyvän järjestelmän ”lennonjohtonäkymästä” päästään seuraamaan, kuka juuri tällä hetkellä on missäkin. Myös lääkärisuunnittelu voidaan ottaa haltuun nykyaikaisesti ja luotettavasti.

Visma Numeronin kohdalla nykyaikaisuus tarkoittaa sitä, että:

• listat, vastuut ja tuntimerkinnät viedään taulukko-ohjelmista ja lippulappusista pilveen
• käyttäjäkokemus on kaiken lähtökohta: liian vaikea ja epäintuitiivinen järjestelmä kun päätyisi vain aikaisempien kanssa samaan romukoppaan
• työvuorotilanne on läpinäkyvä: kaikki tietävät, missä mennään.

Järjestelmästä on saatu hyviä kokemuksia mm. Ruotsin Karoliinisesta yliopistosairaalasta. Suomessa kehitystyötä on tehty yhdessä esimerkiksi TAYS Sydänkeskuksen kanssa.

Lue dokumentti lääkärisuunnittelun haasteista ja niiden ratkaisukeinoista!

Tule kuulemaan aiheesta lisää! Visma on mukana Tulevaisuuden Sairaala 2020 -tapahtumassa 2.-3.9. Visman puheenvuoro on torstaina 3.9. klo 11.15 – tutustu puheenvuoron aiheeseen täällä  ja ilmoittaudu mukaan tästä.