Case ISLAB: Askel kerrallaan kohti digitaalista toimintaympäristöä

Organisaatioiden digitalisaatio on aihepiirinä ollut pinnalla jo pitkään, ja sisäisten sekä ulkoisten asiakkaiden asettamat vaatimukset auttavat pitämään digitalisaation tietohallintojohtajan tärkeysjärjestyksen kärjessä. Valtavista investoinneista huolimatta 70 % digitalisaatioon liittyvistä hankkeista epäonnistuu IDC:n mukaan. Me uskallamme väittää, että suuri osa epäonnistumisista johtuu organisaatioiden utopistisista haaveista muuttaa kaikki kerralla.

Digitalisaatio on matka, ei määränpää

Teknologioiden eksponentiaalinen kehitys luo jatkuvasti uusia mahdollisuuksia, mutta samalla johtaa epävarmuuden lisääntymiseen jatkuvasti muuttuvan toimintaympäristön takia. Varsinkin terveydenhuollon toimialalla on nähty valtavia järjestelmähankkeita, joiden käyttöönotto voi viedä useita vuosia. Valtavien projektien alussa määritellyt tavoitteet ja vaatimukset voivat kuitenkin olla pahimmassa tapauksessa vanhentuneita heti projektin valmistuttua.

Nykymaailmassa ketterä kehittäminen ja vaiheittaiset käyttöönotot nousevat erityisen tärkeään rooliin. Tärkeintä on valita joustava ja kyvykäs teknologia-alusta, joka pystyy tarjoamaan palveluja organisaation eri osa-alueille ja mahdollistaa uusien prosessien digitalisoimisen vaiheittain. Itä-Suomen laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymän ISLABin kanssa aloitimme muutoksen päivittäisistä hallinnon työkaluista, kuten sopimushallinnasta, kokoustyöskentelystä, kirjaamopostista ja laadunvalvonnasta. Näiden osa-alueiden laittaminen kuntoon helpotti myös päivittäistä johtamista.

Kun alusta, ominaisuudet ja peruselementit olivat tulleet tutuiksi, käyttöä oli helppo laajentaa tarkkaan harkittuihin kokonaisprosesseihin ja operatiivisiin työkaluihin. Nykyisellään käyttöä laajennetaan joka vuosineljännes johonkin uuteen kokonaisuuteen. Ymmärryksen kasvaessa kasvaa myös vauhti.

Think big, start small

Digitaalisen toimintamallin tai ratkaisun suunnittelu on tärkeä vaihe, jossa kannattaa hyödyntää ammattilaisten apua. On tärkeää valita teknologia-alusta, joka tukee kaikkia nykyisiä tarpeita, mutta mahdollistaa myös paljon muuta. Mitä myöhäisemmässä vaiheessa tehdään teknologiaratkaisuihin liittyviä muutoksia, sitä kalliimmaksi ne tulevat.

Suunnitteluvaiheessa tulee siis maalailla isoa kuvaa ja katsoa pitkälle tulevaisuuteen. Käyttöönottovaiheessa taas tulee kääntää katse lähitulevaisuuteen ja aloittaa niistä prosesseista, jotka kuormittavat eniten arkea manuaalisten työvaiheiden tai esimerkiksi tiedon etsimisen näkökulmasta.

Alla viisi vinkkiämme oikeaoppiseen lähestymistapaan toimintaympäristön digitalisoimisessa:

1. Kartoita nykytila

Selvitä ensiksi nykytila: mitkä prosessit ovat organisaatiollesi tärkeimpiä ja mikä tieto on kriittisintä. Näiden avulla saat vinkkejä siitä, mitkä asiat kannattaisi laittaa ensimmäisenä kuntoon ja mistä saat nopeimman takaisinmaksuajan investoinnille.

2. Hahmottele pitkän aikavälin tavoitetila

Tietoa voi hyödyntää monella tavalla: Organisaation sisäistä toimintatapaa voidaan parantaa, tai voidaan luoda kokonaan uudenlaisia palveluja asiakkaille. Teknologia-alusta tulee valita siten, että se tukee monia eri organisaation osa-alueita ja skaalautuu erilaisiin prosesseihin. Mitä haluat saavuttaa pitkällä aikavälillä? Oma järjestelmä jokaiseen eri tarpeeseen tulee kalliiksi ja liiketoimintakriittinen tieto pirstaloituu.

3. Hyödynnä asiantuntijoita

Älä yritä tehdä kaikkea itse, vaan hyödynnä rohkeasti alan asiantuntijoita. Toimijat, joiden ydinosaaminen perustuu digitaaliseen tiedonhallintaan, hahmottavat nopeasti haasteesi ja voivat auttaa tavoitetilasi maalaamisessa.

4. Etene vaiheittain

Älä koita haukata liian suurta palaa kerralla. Aloita nopeista voitoista, sitouta loppukäyttäjiä ja ota huomioon organisaation muutoksen ottama aika.

5. Mittaa toimintaasi

Kun saat digitalisoitua prosesseja ja niihin liittyvää tietoa, on mahdollista tutkia erilaisia syy-seuraus -suhteita. Kun saat kattavasti faktaan perustuvaa dataa nykytilasta, voidaan myös tulevaisuuden suunnittelu ja ennustaminen perustaa faktaan, eikä arvauksiin. Kun uusi toimintamalli on otettu käyttöön, mittaa ja kehitä sitä jatkuvasti eteenpäin. Digitalisaatio on matka, ei määränpää.

Lisää aiheesta Case-esimerkin kautta Paavo Kurrun puheenvuorossa Digisote tapahtumassa 19.11.2019!

Jaakko Heinola & Paavo Kurru
Canon Oy:n asiantuntijoita