Miltä näyttävät suutarin lapsen kengät?

Kokoonnuimme joulukuussa asiakkaidemme kanssa Clausionin toimistolle perinteiseen User Group Forumiin. User Group Forum -tapahtumissamme jaamme vinkkejä konsernitilinpäätöksen ja sisäisen laskennan ajankohtaisiin aiheisiin, keskustelemme Clausionin tulevaisuuden suunnitelmista, otamme vastaan palautetta ja vastaamme asiakkaiden kysymyksiin.

Tapahtumissamme on tyypillisesti esitelty myös jokin asiakastapaus ja esimerkki Clausion Financial Performance Management (FPM) -järjestelmän käytöstä. Tällä kertaa tarkastimme suutarin lapsen kengät, eli Clausionin toimitusjohtaja Tomi Lod kertoi, miten Clausion hoitaa oman taloushallintonsa ja miksi nykyiseen ratkaisuun on päädytty.

Clausionin toimintaympäristö ja taloushallintaorganisaatio

Clausion toimii ”minikonserniympäristössä”, jossa on kolme yhtiötä: Clausion International Oy, Clausion Oy ja edellisten omistama tytäryhtiö Clausion India Private Limited. Henkilöstöä konsernissa on yhteensä noin 70 henkilöä.

• Clausionilla talousasioiden kanssa painivat Suomessa COO, talouspäällikkö ja toimistoassistentti, ja Intiassa Intian toimiston johtaja ja toimistoassitentti.
• Clausion Oy:n ja Clausion International Oy:n kirjanpito ja tilinpäätös on ulkoistettu Azets Insight Oy:lle, joka tarjoaa Clausionille myös henkilöstö- ja pankkiyhteysjärjestelmät.
• Toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja on Visma.
• Rahoituksen hoitaa Handelsbanken ja sähköisen laskutuksen operaattorina on Maventa.

Clausionin talousprosessi Clausion Cloud FPM -ympäristössä

Kun Clausionin talousprosessia ja -ympäristöä alettiin suunnitella, lähtökohtana oli muutama perusperiaate:

• Tiedot syötetään vain yhden kerran, yhteen paikkaan.
• Tekemistä ulkoistetaan, automatisoidaan ja optimoidaan niin paljon kuin mahdollista.
• Järjestelmät ostetaan pilvipalveluina.

Näiden periaatteiden pohjalta Clausionin talousprosessi ja -ympäristö on rakentunut seuraavanlaiseksi:

• Intiasta luvut tulevat AJC:ltä PDF-tiedostoina sähköpostitse Azets Insightille, joka syöttää ne manuaalisesti Clausion FPM:ään.
• Liiketoimintayksiköt tekevät omat ennusteensa manuaalisesti Clausion FPM:ään.
• Microsoft Dynamics NAV -järjestelmään viedään:
  • matkalaskut Azets Insightin tarjoaman M2:n kautta
  • ostolaskut Maestro NG:n kautta
  • palkkatiedot Azets Insightin tarjoaman payroll-palvelun kautta
  • myyntilaskut, konsultointilaskut ja kuukausimaksut toiminnanohjausjärjestelmä Visma Severan ja payroll-järjestelmän kautta
• Kirjanpito tapahtuu Microsoft Dynamics NAV -järjestelmässä.

Clausion FPM:ssä tehdään johdon raportointi ja raportoidaan konsernin luvut – osakkeenomistajien ja hallitusraportit, tase, rahavirta, lainan kovenanttilaskelmat, avoimet saatavat ja velat. Clausionilla on FPM-ympäristössään käytössä Clausionin oman tarjoaman IFRS-pakettiratkaisu, jonka pohjalta raportit ja laskelmat on suurimmaksi osaksi tehty. Lisäksi tehdään ad hoc -raportointia Clausion FPM Dynamic Reporting -lisäominaisuudella.

Toimitusjohtajan toivelaari

Toimitusjohtamme on aktiivinen Clausion FPM -käyttäjä ja ahkera palautteen antaja, eikä Tomi puheenvuoronsa lopuksi malttanut olla esittämättä muutamia toiveita. Vuoden 2019 pukinkonttiin niitä ei vielä ehditty toteuttaa, mutta Clausionin kuuliaiset tontut kirjasivat toiveet muistiin. Osa Toimin esittämistä toiveista on tuotekehitystoiveita ohjelman kehittämiseen, osa on mahdollista toteuttaa Clausionin osaavien konsulttien avustuksella.

• Intian tytäryhtiön manuaalinen tietojen syöttö automaattiseksi ja Clausion FPM käyttöön myös Intian tytäryhtiössä. Näin myös Intian tuotekehitystiimi pääsee näkemään, miten järjestelmää oikeasti käytetään.
• Rakenteellisesti strukturoituja raportteja, BI-raportteja, dynaamisia raportteja Clausion FPM:ään.
• Online Help, johon asiakkaat voivat lisätä omia ohjeitaan. Ohjeen perusrunko päivittyy ohjelmaversioiden mukana, mutta asiakaskohtaisesti tehdyt lisäykset pysyvät.
• Automaattinen oletuskuukausi raporteille. Oletuskuukausi päivittyy järjestelmätasolla, kun kuukausi on suljettu, ja lisäksi mahdollisuus yhtiökohtaiseen, roolikohtaiseen ja käyttäjän henkilökohtaiseen oletuskuukauteen.
• Käyttäjän määrittämä sarakejärjestys ja sarakkeisen muokkaukset pysyvät oletuksena kaikilla raporteilla.