Lopetetaan jo automaatiotuskailu – ei se ole niin hankalaa

Kuvittele seuraava tilanne:

Eletään vuotta 2019. Yrityksesi tuottaa asiakkailleen tuotteita ja palveluita, ja tuotantoon tarvitaan sekä omaa henkilöstöä että ulkopuolisia toimittajia. Yrityksen toiminta näyttää tällaiselta:

Taloushallinnossa haetaan joka kuukauden alussa tietoja useammasta järjestelmästä Excel-tiedostoihin, joista vertaillaan talouslukuja ja tehdään tarvittavia muutoksia käsin.
Kun tietty palvelu tai tuote päivittyy, tuotetiedoista vastaava vie muuttuneet tiedot kopioimalla tiedot kenttä kentältä lähdetiedosta toiminnanohjausjärjestelmää, copy-pastella tietysti.
Jos työntekijä aloittaa työsuhteen yrityksessä, kopioidaan HR-järjestelmästä saatavat tiedot käsipelillä muihin ratkaisuihin, jotka työn suorittamiseen liittyvät.
Kun myynti saa asiakkaan, viedään asiakastiedot asiakkuudenhallintajärjestelmästä toiminnanohjausjärjestelmään leikepöydän kautta, jälleen manuaalisesti.
Kun päästään toimittamaan tuotteita asiakkaalle, täytetään kenttä kentältä Excel-taulukko varastonhallintaan vain sitä varten, jotta saadaan sama tiedosto jonkin ajan kuluttua takaisin päivitetyillä tiedoilla, jotka viedään takaisin toiminnanohjausjärjestelmään – arvaatko miten?
Listaa voisi jatkaa loputtomiin. Kuulostaa uskomattomalta, eikö totta? Ei tänä teollistuneen automaation ja digitalisaation aikakaudella tällaista yritystä voi olla, eihän? Itse asiassa suurin osa yrityksistä toimii juuri näin – todennäköisesti myös yritys, jossa juuri sinäkin työskentelet.

Yritysmaailmamme on täynnä tehottomia liiketoimintaprosesseja, jotka kumpuavat vakiintuneista toimintamalleista, joustamattomista järjestelmistä, epäonnistuneista muutoshankkeista ja projekteista, joita ei koskaan aloitettu mielettömien hintalappujensa vuoksi. Näiden takia meillä on toinen toistaan seuraavia prosesseja, joissa ihmiset käyttävät päivä toisensa perään työaikaa tehtäviin, jotka periaatteessa soveltuvalla teknologialla olisivat suhteellisen helposti automatisoitavissa.

Jos se vaan ei olisi niin hankalaa.

Järjestelmät hankaavat automaatiota vastaan

Mikä automaatiossa sitten on niin vaikeaa? Palataan alussa mainittuihin esimerkkeihin. Miten yritys on joutunut turhan manuaalisen työn tilanteeseen?

Liiketoiminta on itsessään jatkuvaa muutosta. Yrityksen pitää jatkuvasti sopeutua muutoksiin, joita seuraa esimerkiksi asiakkaiden tarpeista ja muuttuvasta markkinasta, uusista liiketoimintamalleista ja palveluista, yrityskaupoista ja -integraatiosta sekä regulaatioista ja lainsäädännöstä. Jotta yritys selviytyy, tulee muutoksiin reagoida − ja nopeasti.

Vaikka yrityksellä olisi viilatut prosessit, koulutettu henkilökunta ja hyvin toimivat järjestelmät, muutoksen jälkeen ollaan aina uudessa tilanteessa. Vaikka kaksi ensimmäistä sopeutuisivat muutokseen nopeastikin, valitettavan usein järjestelmiin tehtävät muutokset eivät tapahdu yhdessä yössä.

Järjestelmämuutokset ovat hankalia, koska niissä joudutaan tekemään sekä muutoksia järjestelmien sisäisiin toiminnallisuuksiin että integroitumaan ulkoisiin järjestelmiin. Täysin oma lukunsa ovat legacy-järjestelmät, jotka eivät millään ilveellä muunnu tai integroidu ulkoisiin järjestelmiin. Myös nykyaikaiset valmisratkaisut vaativat melkoisen määrän suunnittelua, rakentamista ja testausta, jotta prosessi saadaan toimimaan halutusti.

Jos muutos oli järjestelmäympäristön osalta mahdollinen, hintalappu ei ollut mahdoton eikä pelätty yliräätälöintiä tai päivitettävyyden vaarantamista, usein ainakin muutoksen tekemiseen meni liikaa aikaa tai liiketoimintaympäristö ehti muuttua ennen kuin muutos saatiin vietyä loppuun asti.

Tämän vuoksi moni yritys elää kädestä suuhun tuomalla automaation tilalle manuaaliprosesseja, joilla automaation puutteita paikataan − osa väliaikaisesti ja osa pysyvästi. Lienee turhaa sanoa, että nämä manuaaliprosessit eivät ole omiaan parantamaan kokonaistehokkuutta.

Automaation aikakausi on nyt – RPA tuo kaivattua ketteryyttä

Ellet pysty automatisoimaan, kaivat itsellesi syvää kuoppaa. Tämä on luettavissa Forresterin ennustuksesta, jonka mukaan automaatio on seuraava keskeinen ja täysin ohittamaton osa digitaalista transformaatiota.

Kuin puukkoa kääntäisi haavassa − johan sitä automaatiota yritettiin, mutta eihän siitä mitään tullut, koska ne järjestelmät. Onneksi automaatiota voi edistää myös muulla tavoin kuin järjestelmiä muuttamalla.

Kuten Forrester raportissaan mainitsee, RPA:n (Robotic Process Automation, ohjelmistorobotiikka prosessiautomaatiossa) on todettu tuovan kipeästi kaivattua ketteryyttä liiketoimintaprosessien automatisointiin. Käytännössä RPA tarkoittaa liiketoimintaprosessin tai sen osan suorittamista ohjelmallisesti ja automatisoidusti käyttöliittymien kautta.

RPA ei puhtaimmillaan tuo mitään teko- tai tukiälyä, vain tavan suorittaa manuaaliprosessia toistuvasti automatisoidusti siten, että rakentaminen ja ylläpito on helppoa ja kustannustehokasta. Koska RPA ei ole riippuvainen järjestelmistä, sen avulla prosessit voidaan automatisoida ketterästi ja tehokkaasti − ja ennen kaikkea liiketoiminnan vaatimalla nopeudella.

RPA näyttää kyntensä erityisen hyvin myös niissä tilanteissa, joissa manuaaliprosessi on alun alkaen jäänyt automatisoimatta. Syinä ovat saattaneet olla joko soveltumattomat tai täysin puuttuvat järjestelmät, muutoksen kustannukset tai pahimmillaan epäonnistuneet muutosprojektit. Koska RPA:lla voidaan toteuttaa samat luovuutta vaatimattomat askareet, tehokkuutta saadaan parannettua nopeasti.

RPA soveltuu parhaiten operatiivisiin prosesseihin

Vaikka RPA:ssa on paljon hyötyjä, ei se ole mikään hopealuoti. Jos prosessi ei ole täysin elektroninen, sitä ei pystytä standardoimaan tai se vaatii tilanteesta riippuvaa päättelyä, ei se todennäköisesti sovellu RPA:lle.

Jos kohdejärjestelmiin tehdään jatkuvasti muutoksia, jotka muuttavat käyttöliittymää, saattaa RPA-ratkaisuakin joutua muuttamaan jatkuvasti, mikä lisää kokonaiskustannuksia. Tällöin kustannustehokkuus kärsii, mutta myös asiakkaan kokema palvelutaso.

Erityisen hyvin RPA soveltuu prosesseihin, jotka ovat ennustettavia, vähäisesti vaihtelevia, kypsiä ja toistettavia. Prosesseissa on hyvä olla riittävä määrä aktiviteetteja ja niiden tulee olla manuaalisia sekä täysin elektronisia. Sen vuoksi RPA soveltuu hyvin yrityksen operatiivisiin prosesseihin, joita löytyy läpi koko liiketoiminnan esimerkiksi myynnin, markkinoinnin, tuotannon, tuotekehityksen, talouden, hankinnan, henkilöstöhallinnan ja tietohallinnon organisaatioista.

Miten päästä RPA:n kanssa alkuun?

Yksi RPA:n parhaimmista puolista on se, että se ei ole rakettitiedettä – ei lähellekään. RPA:n hyödyntäminen on kaiken kaikkiaan hyvin käytännönläheistä.

Tyypillisesti yksi haastavimmista vaiheista on alkuun pääseminen ja sen päättäminen minkä prosessien automatisoinnilla aloitetaan. Voi olla nimittäin hankalaa laittaa prosesseja prioriteettijärjestykseen, koska organisaatioista löytyy useita potentiaalisia automatisoitavia prosesseja.

Kuten usein, myös tässä tapauksessa kannattaa aloittaa matalalla roikkuvista hedelmistä. Eli toisin sanoen prosesseista, jotka ovat standardoituja, ennustettavia, sisältävät vähän vaihtelua ja joissa on riittävä transaktiomäärä.

Alkuun kannattaa pitäytyä hiukan lyhyemmissä ja yksinkertaisissa prosesseissa. Hyvä käytäntö on myös alkaa ylläpitämään heti alusta lähtien prosessilistausta, joka muodostaa hyvän pohjan yrityksen automaatiotiekartalle.

Kun ensimmäiset prosessit on valittu, toteutustyössä on hyvä seurata seuraavia vaiheistuksia:

• Automaation valmistelut:
  Tässä vaiheessa tunnistetaan ja nimetään valitun prosessin asiantuntijat, kerätään prosessiin liittyvää dokumentaatiota ja käyttöohjeita, muodostetaan automaatioon vaadittavat käyttäjätunnukset ja yhteydet sekä alustetaan käytetty RPA-ympäristö/-työkalu.

• Analysointi ja automatisoidun prosessin suunnittelu:
  Seuraavassa vaiheessa keskitytään prosessin läpikäymiseen ja nauhoittamiseen rakenteellisesti, tunnistamaan automatisointia varten vaadittavat prosessimuutokset, listaamaan mahdolliset prosessipoikkeamat ja näihin liittyvät toimenpiteet sekä dokumentoimaan automaatiosuunnitelma.

• Automaattiprosessin toteutus ja testaus:
  Kolmannessa vaiheessa automaatio toteutetaan iteratiivisesti, aloittaen standardipolusta, huomioiden prosessipoikkeamat, päivitetään automaatiosuunnitelma ja dokumentoidaan määrämuotoisesti toteutettu automatisointi. Tässä vaiheessa suoritetaan myös huolellinen integraatio- ja hyväksymistestaus.

• Tuotantoonsiirto ja tuotannon käynnistys:
  Viimeisen vaiheen tehtävät liittyvät tuotantosiirron ja tuotannon aloittamiseen liittyviin tehtäviin kuten käyttäjien kouluttamiseen, kommunikointiin, tuotannon varmistamiseen, tuotannonaikaisten toimintamallien käyttöönottoon ja varhaisen vaiheen tukeen.

Riippuen prosessin laajuudesta koko ketju voi viedä muutaman viikon, mutta peukalosääntö on, että toteutus tulisi jäädä kalenteriajallisesti alle kahden kuukauden.

RPA:n laajempi hyödyntäminen vaatii avarakatseisuutta ja rohkeutta

RPA:lla on merkittävä rooli automatisoinnissa, kun prosessit on rakennettu integroitumattomien legacy-järjestelmien päälle. Sitä tarvitaan ylimenokausissa, kun siirrytään uuden järjestelmän tai prosessin pariin. Nämä ovat kuitenkin vain mahdollisuuksien jäävuoren huippu. Varsinainen pihvi löytyy paljon syvemmältä – yrityksen omasta liiketoiminnasta.

Mieti esimerkiksi yrityksessänne organisaatiorajat ylittäviä prosessien vaiheita kuten asiakas- tai tuotehallinta, hankinta, varastohallinta, johdon raportointi tai kirjanpito. Miten paljon automatisoitavissa olevia manuaalisia copy-paste-toiminteita yrityksessänne näihin liittyy?

Olisiko nyt hyvä aika siirtyä rohkeasti automaation aikakaudelle?